Huishoudelijk Reglement van de vereniging Stedelijk Huurdersplatform (versie 4)
INLEIDING:
Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van Stedelijk Huurdersplatform ’s-Hertogenbosch. Als de bepalingen in dit huishoudelijk reglement strijdig zijn met de statuten van de vereniging, dan gelden uitsluitend de bepalingen in de statuten.
Waar in dit huishoudelijk reglement “hij” wordt genoemd, wordt bedoeld “hij of zij”.
Het huishoudelijk reglement houdt de onderwerpen en de volgorde van de artikelen in de statuten aan. Indien het reglement geen aanvullingen bevat op een bepaald artikel in de statuten wordt het artikelnummer opgenomen met de vermelding: Geen aanvullingen of toelichting.
Artikel 1: Definities:
Voor zover in dit huishoudelijk reglement begrippen worden gehanteerd die zijn gedefinieerd in de statuten van de vereniging, hebben bedoelde begrippen dezelfde betekenis als in de statuten van de vereniging.
Artikel 2: Naam en Zetel:
Als verkorte naam “Stedelijk Huurdersplatform” wordt in dit Huishoudelijk reglement “SHP” gebruikt
Artikel 3: Duur: Geen aanvullingen of toelichting
Artikel 4: Doel: Geen aanvullingen of toelichting
Artikel 5: Interne structuur/lidmaatschap:
De algemene vergadering van de leden van het Platform (ook wel platformvergadering of platform genoemd) is het hoogste orgaan van de vereniging. In art 5 van de statuten is aangeven welke huurdersorganisaties leden kunnen aandragen en hoeveel leden dat per organisatie kunnen zijn. De leden van het Platform worden gekozen uit een huurderorganisatie, maar zij zijn zonder last of ruggespraak lid van het Platform. De verantwoordelijkheid van de functie van Platformleden staat centraal. Elk lid is verantwoordelijk voor de belangen van alle huurders van deze stad. Dit laat onverlet dat terugkoppeling en tijdige informatie van de achterban, waarbij de mening van de achterban belangrijk is voor de meningsvorming van het Platform lid, noodzakelijk is voor het goed functioneren van het Platform.
Jaarlijks wordt in de laatste vergadering van het jaar van het Platform het rooster van aftreden voor het Platform en het bestuur voor het komende jaar vastgesteld, zodat de huurdersorganisaties weten welke vacatures er gaan ontstaan en zij leden kunnen benaderen voor een voordracht voor benoeming in de jaarvergadering. Eens per 5 jaar, te beginnen in 2026, wordt hierbij ook de verdeling van het aantal leden per huurdersorganisatie opnieuw vastgesteld.
De huurdersorganisaties kunnen aspirant-leden voordragen om deel te nemen aan de vergaderingen van het Platform en het algemeen bestuur, alvorens ze voor te dragen voor benoeming als lid, zodat de kandidaten voor het lidmaatschap en/of het bestuur kunnen onderzoeken of de werkzaamheden bij hen passen. De aspirant-leden nemen deel aan de vergaderingen op dezelfde wijze als de leden, maar hebben geen stemrecht.
De jaarvergadering van het Platform vindt plaats uiterlijk in juni. In deze vergadering wordt in elk geval de (her)benoeming van de leden van het platform en het algemeen bestuur geagendeerd.
Als leden tussentijds worden benoemd ter vervanging van een in het rooster van aftreden opgenomen lid nemen zij in het rooster van aftreden de plaats in van het betreffende lid. Bij de eerstvolgende vaststelling van het rooster van aftreden wordt bekeken of aanpassing van de datum van aftreden mogelijk en wenselijk is.
Artikel 6: Schorsing en ontzetting:
De algemene vergadering kan sancties opleggen aan een lid dat zich gedraagt in strijd met de verplichtingen zoals geformuleerd in art 6 lid 1 van de statuten. Voor de algemene vergadering overgaat tot het opleggen van een waarschuwing of een sanctie aan een lid stelt het bestuur de huurdersorganisatie, die de voordracht heeft gedaan en van waaruit het betreffende lid is afgevaardigd als lid van het Platform, op de hoogte van de geconstateerde gedragingen. De huurdersorganisatie bespreekt de ontstane situatie met het betreffende lid en onderzoekt of een oplossing mogelijk is. De huurdersorganisatie informeert het bestuur binnen twee weken over de uitkomsten van het gesprek, waarna het bestuur de algemene vergadering informeert. Hierna beslist de algemene vergadering of de procedure zoals beschreven in art 6 van de statuten moet worden gestart.
Artikel 7: Het Bestuur:
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur moet zich houden aan de bepalingen en de bedoelingen van de statuten en dit reglement en alles doen wat kan bijdragen aan een goed functioneren van de vereniging.
Bestuursleden zijn:
1. Betrokken bij de doelstellingen van de vereniging zoals beschreven in art 4 van de statuten;
2. In de gelegenheid zich voldoende vrij te maken ten einde bestuurstaken te kunnen uitvoeren;
Dagelijks bestuur:
Voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur handelt de dagelijkse gang van zaken van de vereniging af. Het bestuur besluit wie naast de voorzitter de Vereniging SHP naar buiten vertegenwoordigt. Over het algemeen zal de vertegenwoordiging bestaan uit de voorzitter en een lid van het dagelijks bestuur. Als het een onderwerp betreft dat op het werkterrein van een speciale commissie ligt dan zal de voorzitter vergezeld worden door de voorzitter van die betreffende commissie.
Indien de voorzitter verhinderd is om het Platform naar buiten te vertegenwoordigen dan neemt de vicevoorzitter de vertegenwoordigende functie waar.
Voorzitter:
De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de vereniging. Hij leidt de bestuursvergadering en de platformvergadering. Hij zorgt ervoor dat de statuten, dit huishoudelijk reglement en de overige van kracht zijnde besluiten en regelingen, worden nageleefd. De voorzitter is de eerstverantwoordelijke en het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging voor de uitvoering van besluiten. De voorzitter bewaakt als onafhankelijke dat alle leden een inbreng binnen het Platform kunnen hebben, onafhankelijk van de huurdersorganisatie die de voordracht heeft gedaan.
Secretaris:
De secretaris verzorgt de correspondentie en de communicatie van de vereniging. Hij is met de andere leden van het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de agendering van de bestuurs-, Platform- en ledenvergaderingen en verzorgt de verslaglegging hiervan. Hij houdt het digitale en papieren archief bij. Hij verzorgt het jaarlijkse verslag aan de Algemene Ledenvergadering en stelt het jaarplan op. Voor de communicatietaken (website, nieuwsbrieven, opstellen persberichten) kan hij zich laten ondersteunen door de werkgroep Communicatie. Voor de planning- en verslagtaken (jaarplan, jaarverslag, vergaderverslagen), kan de secretaris assistentie krijgen van een ander bestuurslid en/of extern ondersteund worden.
Penningmeester:
De penningmeester houdt toezicht op de financiële middelen van de vereniging en houdt een deugdelijke administratie bij. Jaarlijks stelt hij een jaarbegroting op voor het volgende boekjaar en legt deze ter goedkeuring voor aan het platform in de laatste vergadering voor het volgende boekjaar. Na afloop van het boekjaar stelt hij een jaarrekening op en legt hiervoor verantwoording af aan het Platform conform het bepaalde in art 14 van de statuten. De vergadering waarin de jaarrekening vastgesteld wordt vindt uiterlijk in juni plaats.
Artikel 9: Bestuurstaak en verantwoording: Geen aanvullingen of toelichting
Artikel 10: bestuursfuncties en werkwijze v/h bestuur:
Het dagelijks bestuur overlegt voorafgaande aan de algemene bestuursvergadering. Het algemeen bestuur vergadert tenminste eenmaal per kwartaal. Aan het begin van het kalenderjaar stelt het bestuur een jaarplanning vast met daarin opgenomen de vergaderingen van het algemeen bestuur, de platformvergaderingen en de achterbanvergaderingen.
Van de vergaderingen van het Bestuur worden notulen (met besluitenlijstje) gemaakt, die na goedkeuring ter inzage liggen voor de platformleden. Het kan zijn dat in het Bestuur informatie wordt gegeven die nog niet in brede kring verspreid kan worden. Dan kan tijdelijk vertrouwelijkheid geëist worden tot de betreffende zaak afgehandeld is. Vanaf het moment dat de vertrouwelijkheid opgeheven kan worden, wordt over dit onderwerp verslag gedaan in de notulen.
De statuten bepalen dat, als dat bij de bij de oproeping is vermeld, ieder lid van het bestuur bevoegd is om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen, mits het lid van het bestuur via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering, het stemrecht kan uitoefenen en kan deelnemen aan de beraadslaging. Dit maakt het mogelijk om als bestuur volledig of gedeeltelijk te vergaderen via Teams. Als deelnemers aan de vergadering deelnemen via Teams of een ander elektronisch communicatiemiddel kunnen stemmingen over personen alleen bij acclamatie plaats vinden, omdat de statuten bepalen dat in andere gevallen stemmingen over personen schriftelijk moeten plaats vinden. Als tijdens een (gedeeltelijk) elektronische vergadering blijkt dat er over personen gestemd moet worden wordt het betreffende agendapunt geagendeerd in een volgende vergadering, waarin schriftelijke stemming mogelijk is.
Het bestuur kan zich op kosten van de vereniging doen bijstaan door een door het bestuur aan te wijzen perso(o)n(en)/adviseur(s), die onder verantwoordelijkheid van het bestuur zal zijn belast met het financieel en/of administratief beheer van het Platform. Ook kan het bestuur zich laten adviseren door inhoudelijk deskundige adviseurs. Deze kunnen door de voorzitter ter vergadering worden uitgenodigd om adviezen en desgewenst verdere informatie te verstrekken.
Artikel 11: Platform, bevoegdheden en vergaderingen:
De statuten bepalen dat, als dat bij de bij de oproeping is vermeld ieder lid bevoegd om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen, mits het lid via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering, het stemrecht kan uitoefenen en kan deelnemen aan de beraadslaging. Dit maakt het mogelijk om als Platform volledig of gedeeltelijk te vergaderen via Teams. Als deelnemers aan de vergadering deelnemen via Teams of een ander elektronisch communicatiemiddel kunnen stemmingen over personen alleen bij acclamatie plaats vinden, omdat de statuten bepalen dat in andere gevallen stemmingen over personen schriftelijk moeten plaats vinden. Als tijdens een (gedeeltelijk) elektronische vergadering blijkt dat er over personen gestemd moet worden wordt het betreffende agendapunt geagendeerd in een volgende vergadering, waarin schriftelijke stemming mogelijk is.
Achterbanbijeenkomsten
De leden van het Platform komen voort uit de respectievelijke huurderorganisaties. Er mag geen te grote afstand gaan ontstaan met de achterban. Essentieel voor een goede band is het actief opereren van het SHP in de richting van de huurderorganisaties. Ten behoeve van een “brede” kennisoverdracht organiseert het Platform tenminste een keer per jaar een bijeenkomst met haar achterban over een actueel onderwerp. Afhankelijk van het onderwerp kunnen daarbij ook gastsprekers uitgenodigd worden.
Artikel 12: Commissies:
In de statuten is bepaald dat het Platform ten behoeve van het verrichten van specifieke taken of het inhoudelijk voorbereiden van bepaalde onderwerpen, structurele en/of tijdelijke commissies, ook wel werkgroepen genoemd, kan instellen. De leden van een commissie worden door het bestuur benoemd, waarbij ook niet-leden van het Platform kunnen worden benoemd als lid van een commissie, bijvoorbeeld leden van huurdersorganisaties die specifieke kennis hebben van of belangstelling voor een bepaald onderwerp.
De voorzitter van de commissie/werkgroep draagt er zorg voor dat:
- de leden worden uitgenodigd voor de vergadering met vermelding van de datum, tijd, plaats en de onderwerpen van de vergadering.
- Het algemeen bestuur en het Platform wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de vergadering.
- er indien noodzakelijk een begroting voor de te maken kosten wordt opgesteld, in overleg met de penningmeester
Het Platform kent de volgende vaste commissies:
- Financiën
- Communicatie
- Energie en Duurzaamheid
- Woonruimteverdeling
- Jong en huren (jongerenparticipatie)
- Achterbanbijeenkomst
Daarnaast zijn de volgende tijdelijke commissies ingesteld:
- Welkom in de buurt
Artikel 13: Geschillencommissie:
Bij een geschil als bedoeld in de statuten wordt een ad hoc geschillencommissie benoemd. De kosten van deze commissie worden gedragen door de vereniging. Het bestuur benadert de door de partijen aangewezen scheidslieden met het verzoek gezamenlijk een derde persoon aan te wijzen en een bindende uitspraak te doen over het gerezen geschil. Alle partijen zijn verplicht hun medewerking aan het onderzoek van de geschillencommissie te verlenen en zo nodig inzage in documenten te geven. De geschillencommissie stelt haar eigen werkwijze vast met inachtneming van het bepaalde in de statuten en dit reglement.
Artikel 14: Rekening en verantwoording: Geen aanvulling of toelichting
Artikel 15: Geldmiddelen: Geen aanvullingen of toelichting
Artikel 16: Besluiten met vereiste van quorum, wijziging van de statuten of het reglement: Geen aanvulling of toelichting
Artikel 17 Reglement: Geen aanvullingen of toelichting
Artikel 18 Verzekeringen: Geen aanvullingen of toelichting
Artikel 19 Slotbepalingen: Geen aanvullingen of toelichting
Vastgesteld door de Platformvergadering op 20 december 2021